Lima Faktor Utama Gangguan Produktivitas Manajer

Kelas Manager Kampoeng Tani : Lima Faktor Utama Gangguan Produktivitas Manajer

Berikut adalah poin-poin penting mengenai faktor-faktor yang sering mengganggu produktivitas para manajer dan cara mengatasinya:

1. Penundaan (Procrastination)
   • Poin: Kebiasaan menunda pekerjaan, mencari alasan, atau membiarkan hingga terdesak.
   • Detail Jenis Penundaan:
     • Menghindari pekerjaan prioritas tinggi dan melakukan kegiatan prioritas rendah (cenderung memilih pekerjaan yang disukai).
     • Terlihat aktif dan sibuk, namun melakukan kegiatan yang tidak penting.
     • Sengaja mengulur-ulur waktu meskipun tahu ada yang harus dikerjakan.
     • Mendiamkan masalah dengan harapan akan selesai sendiri atau diselesaikan orang lain (padahal masalah tidak akan selesai dengan sendirinya).
     • Menyepelekan pekerjaan (“menggampangkan”) meskipun mampu menyelesaikannya.
     • Menunda karena merasa waktu belum pas/cocok atau tergantung mood.
   • Detail Penyebab Penundaan (Faktor Internal):
     • Keangkuhan terhadap masa depan (merasa masih ada hari esok).
     • Menganggap pekerjaan terlalu besar atau sulit.
     • Pekerjaan dianggap tidak menarik.
     • Ragu-ragu, takut gagal, atau takut ditolak.
     • Sudah menjadi kebiasaan (penyakit laten).
   • Detail Cara Mengatasi Penundaan:
     • Buat daftar pekerjaan (to-do list) dan tetapkan jadwal pelaksanaan di kalender.
     • Pecah pekerjaan besar menjadi tugas-tugas kecil yang lebih ringan dan tangani satu per satu (misal, menulis buku satu halaman per hari).
     • Konsentrasi pada satu tugas; hindari multitasking (yang sejatinya adalah pengalihan fokus).
     • Kontrol lingkungan kerja: matikan koneksi internet jika mudah teralihkan, pasang papan “jangan ganggu”.
     • Jangan menunggu segala sesuatu sempurna baru bertindak; lakukan saja dan ketahui kapan harus berhenti (kesempurnaan bisa dikejar belakangan).
     • Ciptakan momentum: jika sudah jelas apa yang harus dikerjakan, segera mulai. Setelah momentum tercipta, akan lebih mudah menjalankan.
     • Jangan mudah menyerah pada masalah sulit.
     • Buat deadline pribadi untuk setiap pekerjaan.
     • Lakukan evaluasi efektivitas kerja harian.
     • Rayakan penyelesaian pekerjaan (meski dengan hal kecil) untuk menstimulasi kenyamanan bekerja.
2. Interupsi atau Gangguan (Interruptions)
   • Poin: Kejadian, peristiwa, atau orang yang muncul tiba-tiba dan menghalangi atau merusak proses atau rencana yang sedang berjalan.
   • Detail Dampak Interupsi:
     • Riset menunjukkan karyawan rata-rata mengalami gangguan setiap 11 menit dan butuh 5 menit untuk kembali fokus, menyebabkan hilangnya sekitar 40% produktivitas.
     • Alat komunikasi menjadi sumber gangguan terbesar saat ini.
   • Detail Cara Mengelola Gangguan Telepon:
     • Selektif dalam memberikan nomor handphone; bedakan nomor untuk umum/sekretaris dan nomor pribadi untuk VIP.
     • Tidak semua telepon masuk harus dijawab; manfaatkan kotak suara atau sampaikan ketidaktersediaan jika sedang sibuk.
     • Perlunya kode etik menelepon (tidak terus-menerus menelepon jika tidak diangkat).
     • Siapkan poin pembicaraan sebelum menelepon dan langsung ke inti masalah.
     • Lakukan panggilan telepon pada waktu-waktu tertentu (di luar jam produktif/siklus sirkadian efektif).
   • Detail Cara Mengelola Gangguan Email dan Media Sosial:
     • Pisahkan akun email untuk keperluan personal, bisnis, dan media sosial (minimal 3 email).
     • Keluar dari grup yang tidak perlu atau senyapkan notifikasi grup (silent mode).
     • Gunakan layanan push email hanya untuk email bisnis.
     • Unduh email pribadi dan media sosial secara manual (misalnya, 2-3 kali sehari: pagi, siang istirahat, sore).
     • Batasi penggunaan media sosial, terutama pada jam-jam produktif.
   • Detail Cara Mengelola Tamu Tidak Diundang (Unscheduled Visitors):
     • Hilangkan kebijakan “pintu terbuka” (bisa ditemui kapan saja).
     • Jadwalkan waktu open office khusus untuk menerima tamu tidak diundang (misalnya, pada jam-jam produktivitas menurun seperti jam 1-3 siang).
     • Umumkan kebijakan ini dan pasang tanda “mohon tidak diganggu” selama jam-jam produktif (kecuali darurat).
     • Jika tamu tetap datang, batasi waktu kunjungan dengan memberitahukan di awal (“Saya hanya punya waktu X menit”).
     • Gunakan “taktik kuno” seperti sering melihat jam atau tidak mempersilakan duduk sebagai isyarat halus.
3. Buruknya Pengaturan atau Sistem Pengelolaan (Poor Organization)
   • Poin: Kesulitan mencari data atau file akibat sistem pengaturan yang tidak baik.
   • Detail Cara Mengatasi:
     • Terapkan sistem SKS (Sekali Kerja Selesai): untuk email, baca, putuskan tindakan (jawab/delegasi/arsip), lalu selesaikan agar inbox bersih.
     • Jaga area kerja selalu rapi dan bersih.
     • Gunakan sistem pengelolaan yang paling tepat menurut Anda, bisa dengan map, sistem 5S ala Jepang (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke), atau RAFT System (Refer, Act, File, Toss) yang juga merupakan model SKS.
4. Gagal dalam Membuat Delegasi (Failure to Delegate)
   • Poin: Keinginan manajer untuk mengerjakan semuanya sendiri tanpa mendelegasikan.
   • Detail Penyebab Gagal Delegasi:
     • Merasa lebih nyaman melakukan sendiri (sindrom superman).
     • Faktor Kepercayaan: anggapan bahwa tidak ada orang lain yang bisa melakukan pekerjaan sebaik dirinya.
     • Faktor Ketakutan: khawatir hasil pekerjaan orang lain tidak sesuai harapan.
   • Detail Mengapa Delegasi Penting dan Cara Melakukannya:
     • Sadari bahwa manajer bukan superman dan tidak bisa melakukan semuanya sendiri.
     • Ingat prinsip “nothing works well at the first time“; berikan kesempatan bawahan belajar dan berkembang meski awalnya tidak sempurna.
     • Manajemen adalah tentang memutuskan apa yang harus dilakukan sendiri dan siapa yang akan melakukan tugas lainnya.
     • Tidak mendelegasikan berarti menghilangkan kesempatan bagi bawahan untuk berkembang.
     • Semakin tinggi posisi, semakin banyak waktu diperlukan untuk fungsi manajemen, bukan teknis rutin.
     • Yang wajib didelegasikan: pekerjaan rutin, pekerjaan teknis yang dapat dikerjakan orang lain sesuai standar, serta pekerjaan yang tidak penting dan tidak mendesak.
5. Meeting yang Tidak Efektif (Ineffective Meetings)
   • Poin: Rapat yang tidak produktif akan memboroskan waktu dan biaya.
   • Detail Ciri Meeting Tidak Efektif:
     • Sering telat dimulai dan diakhiri juga molor (“salah tambah salah”).
     • Membosankan, topik diskusi berputar-putar tanpa arah yang jelas.
     • Menjadi ajang penghakiman atau sesi teguran, bukan brainstorming.
     • Bertele-tele dan tidak bisa menyelesaikan masalah.
     • Tidak menghasilkan keputusan atau tindakan konkret setelah rapat.
   • Detail Cara Melakukan Meeting yang Efektif:
     • Tetapkan tujuan yang jelas untuk setiap rapat.
     • Batasi peserta hanya yang berkepentingan.
     • Pilih waktu yang paling cocok (misalnya, pagi hari untuk rapat strategis yang butuh pemikiran, siang hari untuk rapat koordinasi).
     • Susun agenda rapat dengan alokasi waktu untuk setiap topik.
     • Berpegang teguh pada agenda; jika ada yang melenceng, segera kembalikan ke jalur.
     • Buat notulen atau catatan rapat yang jelas.
     • Lakukan evaluasi setelah meeting untuk menilai efektivitasnya.
     • Tetapkan aturan main dalam rapat (misalnya, denda untuk handphone berbunyi atau peserta yang datang terlambat).