PERSONAL PRODUCTIVITY

Seri Kelas Manajer KAMPOENG TANI : Produktivitas Personal untuk Manajer Kelas Dunia
Resumed By : Imam Ma’arif

Berikut adalah poin-poin penting dari diskusi mengenai cara menjadi manajer kelas dunia dengan meningkatkan produktivitas personal:

1. Pentingnya Keahlian Manajerial dalam Bisnis:
   • Poin: Mayoritas perusahaan gagal bukan karena kurangnya keterampilan teknis atau kerja keras, melainkan karena ketidakmampuan dalam mengelola bisnis (managerial skill).
   • Detail: Hanya sekitar 4 dari 100 perusahaan yang berhasil tumbuh besar, menekankan krusialnya kemampuan manajerial.
2. Definisi dan Konsep Produktivitas Personal:
   • Poin: Produktivitas personal adalah seni mengelola diri sendiri, mencakup pikiran, kebiasaan, sikap, perilaku, dan tindakan.
   • Detail: Produktivitas bukan hanya milik pekerja atau buruh, tetapi milik semua orang, termasuk manajer dan pemilik bisnis. Sebelum mengelola orang lain, sumber daya, atau pekerjaan, seorang manajer harus mampu mengelola dirinya sendiri terlebih dahulu.
3. Produktivitas Personal yang Ideal:
   • Poin: Upaya (effort) yang dikeluarkan harus sebanding dengan hasil yang diperoleh.
   • Detail: Jangan sampai bekerja keras namun hasilnya tidak signifikan. Keseimbangan antara input (waktu, energi, sumber daya) dan output (hasil) adalah kunci.
4. Masalah Umum Manajer: Terjebak dalam Rutinitas:
   • Poin: Banyak manajer terjebak dalam pekerjaan rutinitas yang seharusnya bisa didelegasikan.
   • Detail: Manajer seharusnya berfungsi untuk memikirkan hal baru, mengimplementasikannya, dan setelah menjadi rutinitas, mendelegasikannya kepada staf. Membayar manajer untuk pekerjaan rutin dianggap terlalu mahal dan tidak sebanding. Sering terjadi keluhan timbal balik antara pemilik bisnis (menganggap manajer tidak maksimal) dan manajer (merasa sudah bekerja keras). Penyebabnya bisa jadi manajer bekerja keras pada hal yang kontribusinya kecil terhadap tujuan perusahaan.
5. Kunci Produktivitas: Prioritas dan Perencanaan:
   • Poin: Manajer harus mampu menyusun prioritas dan membuat perencanaan yang baik.
   • Detail: Tanpa prioritas, semua pekerjaan akan terasa penting dan mendesak (urgent and important). Kurangnya perencanaan menyebabkan penumpukan pekerjaan. Manajer idealnya memiliki perencanaan minimal satu bulan ke depan. Hindari sikap menggampangkan dan menunda pekerjaan.
6. Peran Manajer dalam Perusahaan Baru/Rintisan:
   • Poin: Fokus utama manajer di perusahaan baru adalah membangun fondasi sistem.
   • Detail: Dalam 6 hingga 12 bulan (untuk skala besar seperti General Manager), manajer harus sudah meletakkan dasar-dasar bisnis, menciptakan sistem, menyusun SOP, dan melatih tim. Untuk skala lebih kecil, 3 bulan mungkin cukup. Membangun sistem lebih mudah saat perusahaan masih kecil.
7. Mengidentifikasi Masalah Sebenarnya (Studi Kasus Manajer Sibuk):
   • Poin: Seringkali manajer tidak menyadari atau tidak mampu mengidentifikasi akar permasalahan yang sebenarnya.
   • Detail: Coach Armala memberikan contoh seorang manajer senior di pabrik yang sangat sibuk (bekerja dari jam 7 pagi hingga 10 malam) dan merasa pekerjaannya luar biasa, padahal ia terjebak dalam masalah rutinitas. Setelah diobservasi, diketahui manajer tersebut menangani semua keluhan pelanggan secara langsung, padahal tidak semua pelanggan memberikan kontribusi besar.
8. Prinsip Pareto (Aturan 80/20) dalam Produktivitas:
   • Poin: 80% hasil seringkali datang dari 20% usaha atau aktivitas (critical drivers).
   • Detail: Vilfredo Pareto, seorang ahli ekonomi Italia, menemukan prinsip ini. Manajer perlu mengidentifikasi 20% pekerjaan yang memberikan dampak terbesar (80% hasil) dan fokus pada hal tersebut.
   • Aplikasi pada Studi Kasus: Ditemukan bahwa 80% omzet perusahaan berasal dari 20% pelanggan. Manajer tersebut kemudian diinstruksikan untuk fokus melayani 20% pelanggan utama ini, sementara sisanya didelegasikan. Hasilnya, produktivitas manajer meningkat signifikan, dan ia bisa pulang kerja tepat waktu.
   • Manajer harus menghindari “whirlwind” (angin puting beliung), yaitu kesibukan mengerjakan 80% aktivitas yang hanya memberikan 20% hasil.
9. Menghindari Micromanagement:
   • Poin: Manajer tidak seharusnya terlalu terlibat dalam detail kecil semua pekerjaan yang bisa didelegasikan.
   • Detail: Perhatian berlebihan pada hal-hal kecil yang bukan merupakan urusan inti manajer dapat menghambat produktivitas. Contoh: urusan negosiasi detail dengan supplier bisa didelegasikan setelah kriteria dan anggaran ditetapkan.
10. Ritme Sirkadian (Waktu Produktif Alami Tubuh):
    • Poin: Lakukan pekerjaan-pekerjaan penting (critical drivers) pada saat energi tubuh berada di puncaknya.
    • Detail: Ritme sirkadian, yang diteliti oleh Franz Halber, menunjukkan siklus alami tubuh manusia. Puncak performa biasanya terjadi di pagi hari (misalnya jam 8-11 pagi), dan titik terendah sekitar jam 12 siang. Melakukan pekerjaan penting saat energi sedang prima akan menghasilkan output yang optimal.
    • Studi Kasus Lembur Pagi: Sebuah perusahaan manufaktur mengubah jadwal lembur dari sore (jam 5 sore – 8 malam) menjadi lembur pagi (jam kerja menjadi 5 pagi – 5 sore). Hasilnya, produktivitas karyawan meningkat, karyawan lebih nyaman, dan ada bonus penurunan biaya listrik karena menghindari tarif beban puncak.
11. Kesimpulan untuk Produktivitas Personal Manajer:
    • Poin: Optimalkan diri dengan menemukan critical drivers (menggunakan Prinsip Pareto) dan mengerjakannya pada waktu yang tepat sesuai dengan ritme sirkadian.
    • Detail: Implementasi kedua konsep ini (Pareto dan Ritme Sirkadian) akan memberikan dampak luar biasa tidak hanya bagi individu manajer tetapi juga bagi perusahaan secara keseluruhan.